İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü
İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ
1) Kaymakamlık birim ve bürolarında yürütülen iş ve işlemlerin personel arasında görev bölümü yapmak suretiyle gerektiği gibi yerine getirilmesini temin ve takip etmek.
2) Kaymakamlıkça yayımlanan “İmza Yetkileri Yönergesinde” tanımlanan yetki çerçevesinde, (Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler hariç) bilgi, belge, dilekçe ve evrakların ilgili kurumlara Kaymakam adına havalesinin yapılması,
3) İlçe İdare Kurulu toplantılarına katılıp alınan kararlara iştirak etmek,
4) Kaymakam tarafından verilen araştırma, disiplin soruşturması ve 4483 sayılı yasa gereği “ön inceleme” görevlerini yürütmek,
5) Kaymakamlığa ait bütün giderlerin “gerçekleştirme görevi” ile ilgili işleri yürütmek,
6) Kaymakamlığa bağlı tüm birimlerin yaptığı yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygunluğunu ve yazının içeriğini tetkik ettikten sonra parafe etmek,
7) Resmi bayram ve törenlerde, anma ve kutlamalarda, dini bayramlarda ilgili personel tarafından yapılacak tertip ve düzenlemeleri takip etmek,
8) Özel Kaleme ait çok gizili yazışmalarla ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak,
9) Görev bölümünde kendisine verilen görevleri yürütürken personelin hastalanması, geçici görev, izne ayrılma vb. durumlarda, ilgili personelin görevlerinin başka bir personel tarafından yürütülmesini temin etmek,
10) Personelin performansını artırmak için gerekli olan fiziki ve teknolojik imkânları sağlamak,
11) Personelin performansını yakından izlemek, ödül, tecziye ve disiplin işlemlerini yürütmek,
12) İş ve İşlemler konusunda, birimlerin diğer kamu kurum ve kuruluşları ile koordineli ve uyum içerisinde çalışmalarını sağlam
13) Kaymakamlık birim personelinin işleri aksatmayacak şekilde izinlerini bir program dâhilinde kullanmalarını sağlamak.
14) E-icisleri sistemi üzerinden Kaymakamlık personeline ait izin iş ve işlemleri yürütmek,
15) Personelin mesaiye giriş ve çıkışlarını mesai takip çizelgesiyle takip etmek.
16) İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü, diğer birimler ve bürolarda yürütülen bütün işlerin zamanında ve doğru olarak yürütülmesinden Kaymakama karşı doğrudan sorumlu olmasının yanında, Mevzuat ve Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yürütmek.
İŞLEMLER ŞEFLİĞİ:
1) Kaymakamlığın Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Bakanlar Kurulu Kararlarının yayımlanması ile ilgili görevlerin yerine getirilmesini sağlamak,
2) Tayini Kaymakamlığa ait aday memurların hizmet-içi eğitim, asil memurluğa geçirilmesi ve yemin işlerini düzenlemek, disiplin cezası ve ödüllendirme ve izin işlerinin yürütülmesini sağlamak.
3) Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi, Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönergesi, Hükümet Konağı Daire Hizmetleri Yönergesi, Kamu Hizmetlerinin Etkinliği ve Verimliliği Yönergesi, Kaymakamlık Birimleri Personel Görev Bölümü Yönergesi ile gerektiğinde vb. Yönergeleri hazırlamak ve ilgili kurum, kuruluş ve personellere dağıtılmasını sağlamak.
4) Kaymakamlıkça yayınlanan Yönergelerde görev, personel vb. durumlarda herhangi bir değişiklik olduğunda ilgili yönergeyi en kısa sürede güncellemek,
5) Kaymakamlığın, adli ve askeri teşkilat dışında kalan bütün devlet dairesi, müessese, işletme ve özel işyerleri üzerindeki gözetim, denetim ve teftiş yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesini temin ve takip etmek,
6) Bakanlık teftişi ile ilgili Kaymakamlığımıza gelen bütün bilgi, belge ve yazıları Teftiş defterine kayıt işlemlerinin yapılmasını temin ve takip etmek,
7) Mülkiye Müfettişlerince yapılabilecek teftişe esas olmak üzere, en son yayımlanan teftiş rehberine göre Kaymakamlık İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde yürütülen iş ve işlemleri eksiksiz olarak hazır halde bulundurulmasını sağlamak.
8) Emniyet ve asayiş planlarının güncel olarak temin edilmesi ile Emniyet ve Jandarma bölgelerini tanımlayan protokolün Kaymakamlıkta bulundurulması işlemlerini takip etmek.
9) Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak Kaymakamlık arşivinde her yıl yapılması geren arşiv çalışmalarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak,
10) Hükümet Konağı ve Kaymakam evinin ihtiyaçlarının yanında bakım-onarım, doğal gaz, kalorifer sistemi, asansör hizmetleri, otopark hizmetleri, telefon santral sistemi, çevre düzeni ve temizliği, elektrik ve aydınlatma sistemi vb. her türlü hizmetlerin bakım ve onarımları ile düzenli olarak çalıştırılmalarını sağlamak,
11)Kaymakamlığa ait resmi araçların alım-satım, kiralama, görevlendirme, bakım-onarım, akar-yakıt, sigorta, muayene vb. iş ve işlemlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlamak,
12) YİKOP ve genel bütçeden gelen ödenekleri takip etmek, ihtiyaç duyulan ödenekleri talep etmek ve ödeneklerin yerli yerinde harcanmasını sağlamak,
13) İlçe Yazı İşleri Müdürünün görevi başında bulunmadığı zamanlarda, yetkili ve sorumlu olduğu tüm birim ve bürolarda yürütülen iş ve işlemlerin görülmesinde müdür adına yetkili olduğu gibi bu işlerin zamanında ve doğru olarak yürütülmesini sağlamak,
14) İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü ile İşlemler Şefliği bünyesinde yürütülen bütün iş ve işlemlerin zamanında ve doğu olarak yürütülmesinden Müdür ve Kaymakama karşı doğrudan sorumlu olmasının yanında, Mevzuat, Müdür ve Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
EVRAK ŞEFLİĞİ:
1) Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek ve İmza Yetkileri Yönergesi gereğince yetki verilen görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlanmasını sağlamak, imzalanmasını takip etmek ve ilgili yerlere intikalini sağlamak ve sonuçlanmasını izlemek,
2) Kaymakamlık adına posta veya elektronik ortamda gelen ve Kaymakamlık birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli mercii, kişi veya ilgili birimlere dağıtılmasını, ulaştırılmasını ve postalanması vb. işlemleri yapmak,
3) 8 Haziran 2011 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" hükümleri uyarınca; Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi evrak ve dilekçeyi kabul etmek ve ilgisine göre havalesini yapıp kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere intikalini sağlamak,
4) 8 Haziran 2011 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" hükümleri uyarınca; Kaymakamlığa elden veya posta ile gelen dilekçe, evrak vb. yazıların taratılarak sisteme atılması işlemlerini yürütmek,
5) 8 Haziran 2011 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" hükümleri uyarınca; Kaymakamlığa gelen ve giden tüm evraklara sistem üzerinden zimmet fişi düzenlenmesi ve makama sunulan dilekçelerin sahibine; konusu, kayıt sayısı alınış tarihini belirtir evrak kayıt kabul fişi düzenlenerek verilmesi işlemlerini yürütmek,
6) Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulanmasını ve hazırlanmasını yapmak, (haftalık alıp bir dosyada muhafaza etmek)
7) Dilekçeyi elden getiren kişiye; sahibi, konusu, kayıt sayısı ve alınış tarihini belirtir bir evrak kayıt kabul fişi verilmesini iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,
8) Günlük olarak asayiş raporlarını ilgili dosyasında muhafaza edilmesini sağlamak,
9) Emniyet ve Asayiş Planları Hazırlama ve Uygulama Yönergesi (JGY:117-1) doğrultusunda, İlçede Jandarma tarafından hazırlanan emniyet ve asayiş planlarının birer suretinin Kaymakamlıkta muhafaza edilmesi ve güncellenmesini sağlamak.
10) Mülkiye Müfettişlerince yapılabilecek teftişe esas olmak üzere, en son yayınlanan teftiş rehberine göre görevli olduğu iş ve işlemleri eksiksiz teftişe hazır halde bulundurulmasını sağlamak,
11) Mesai takip çizelgesi iş ve işlemlerini yürütmek.
12) Kurumlardan evrak alacakların isim ve imza örneklerinin alınması iş ve işlemlerini takip etmek.
13) Yurtdışı bakım belgesi iş ve işlemleri yürütmek,
14) Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak Kaymakamlık arşivinde her yıl yapılması gereken arşiv çalışmalarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak,
15) Kaymakamlık personelinin görevlendirme, atama, yer değiştirme, emeklilik, özlük iş ve işlemleri ve boş kadroların Valiliğe bildirilmesi işlemlerini yürütmek,
16) Kaymakamlık personelinden olup, İlçede tutulması gereken özlük işlerine ait dosyaların kapalı bir yerde muhafaza edilmesi sağlamak,
17) Kaymakamlıkta çalışan tüm personelin kademe ilerlemesi, derece terfi, kıdem vb. işlemleri yürütmek,
18) Özel kalemle ilgili her türlü iş ve işlemleri yürütmek,
19) Tayini Kaymakamlığa ait aday memurların hizmet-içi eğitimi ile asil memurluğa geçirilmesi ve yemin işlerini düzenlemek, disiplin cezası ve ödüllendirme ve izin işlerini yürütmek,
20) Personel bilgileri e-içişleri sisteminden güncelleme işlemlerini yürütmek,
21) Kaymakam tarafından; başarı belgesi, üstün başarı belgesi ve ödül verilmesi ile ilgili işleri yürütmek,
22) Kaymakamlığımız personeli için kimlik kartı talebinde bulunmak, ilgili personele teslimini sağlamak ve kimlik kartı ile ilgili her türlü iş ve işlemleri yürütmek,
23) Kaymakamlığa bağlı birim personellerinin bir arada bulunduğu personel şeması tanzim etmek ve değişiklik olduğunda güncelleme işlemlerini yürütmek.
24) Kaymakamlığımız mesaj sistemi ile ilgili işleri yürütmek,
25) İş-Kur, TYP programı kapsamında Kaymakamlığımızda çalışan personelle ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
26) Kaymakamlığa ait standart dosya planına göre dosyalama sistemini oluşturmak.
27) İlçe Hukuk İşleri Şefliğince yürütülen İş ve İşlemleri yürütmek.
28) Görevi ile ilgili bütün işlerin zamanında ve doğru olarak yürütülmesinden Müdür ve Kaymakama karşı doğrudan sorumlu olmasının yanında, Mevzuat, Müdür ve Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Özlin DEMİRKIRAN
İlçe Yazı İşleri Müdürü
